Agenda y citas
El agente agenda citas con tus clientes por WhatsApp, valida disponibilidad en tiempo real y previene doble booking con transacciones serializadas.
¿Qué es la Agenda de Citas?
La habilidad de Agenda y citas permite a tu Empleado Digital agendar, confirmar, reagendar y cancelar citas directamente desde la conversación de WhatsApp. El cliente no necesita llamar ni visitar tu negocio — todo se resuelve en el chat.
El sistema verifica disponibilidad en tiempo real, respeta los horarios de atención configurados, aplica un buffer entre citas y previene conflictos con transacciones de base de datos serializadas.
Requisitos previos
- Al menos un servicio creado en el Catálogo con duración definida
- Horarios de atención configurados en Configuración → Horarios
- WhatsApp conectado y agente activo
Activar la habilidad
En el menú lateral, haz clic en Habilidades.
Busca la tarjeta de Agenda y citas y activa el toggle. Aparecerán las opciones de configuración.
Si quieres que el cliente pague un anticipo para confirmar la cita, activa Requiere anticipo y define el porcentaje o monto fijo.
Envía un mensaje de WhatsApp al número del negocio pidiendo una cita y verifica que el agente responda correctamente.
Flujo de una cita
Cuando un cliente pide una cita, el agente sigue este flujo automaticamente:
Configurar servicios
Cada servicio en el Catálogo tiene los siguientes campos relevantes para la agenda:
| Campo | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre del servicio | "Corte de cabello", "Consulta médica" |
| Duración (min) | Tiempo que tarda el servicio en completarse | 30, 60, 90 minutos |
| Buffer (min) | Tiempo de limpieza/preparación DESPUÉS del servicio. No es bookeable por clientes. | 10, 15 minutos |
| Precio | Precio del servicio (solo informativo o para calcular anticipo) | $350 MXN |
| Campos personalizados | Datos adicionales que el agente pregunta al agendar (ej: tipo de piel, color de cabello) | "Longitud del cabello", "Tipo de tratamiento" |
Horarios de atención
El agente solo ofrece citas dentro de los horarios que configures en Configuración → Horarios. Puedes definir horarios diferentes para cada día de la semana, y también horarios partidos (mañana y tarde).
Por ejemplo:
- Lunes a viernes: 9:00 AM – 1:00 PM y 3:00 PM – 7:00 PM
- Sábado: 10:00 AM – 3:00 PM
- Domingo: Cerrado
Anticipo de pago
Puedes requerir que el cliente pague un anticipo antes de confirmar la cita. Esto reduce las cancelaciones de último momento y garantiza el compromiso del cliente.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Sin anticipo | La cita se confirma inmediatamente sin pago previo |
| Anticipo fijo | El cliente debe pagar una cantidad fija (ej: $100 MXN) para confirmar |
| Anticipo porcentual | El cliente paga X% del precio del servicio (ej: 30%) |
| Pago completo | El cliente paga el 100% del servicio al agendar |
Anti double-booking
Xambee usa transacciones serializadas en la base de datos para prevenir que dos clientes agenden el mismo slot simultáneamente, incluso si ambos envían el mensaje al mismo tiempo.
Si dos clientes intentan agendar el mismo horario:
- El primer mensaje procesado reserva el slot exitosamente
- El segundo recibe una respuesta con slots alternativos disponibles
- El agente ofrece opciones cercanas automáticamente
Estados de una cita
| Estado | Descripción | Quién lo cambia |
|---|---|---|
| Pendiente | Cita agendada pero no confirmada por el dueño | Sistema (automático) |
| Pendiente admin | Esperando confirmación manual del dueño | Sistema |
| Confirmada | Cita confirmada y activa | Dueño o pago recibido |
| Completada | El servicio se realizó | Dueño |
| Cancelada | Cancelada por cliente o dueño | Cualquiera |
| No asistió | El cliente no se presentó | Dueño |
Gestión desde el panel
En la sección Habilidades → Agenda y citas tienes una vista de todas las citas en formato de tabla. Puedes:
- Ver todas las citas con su estado, cliente, fecha y servicio
- Filtrar por estado, fecha o servicio
- Cambiar el estado de una cita manualmente
- Cancelar o reagendar citas
- Ver el historial de pagos de cada cita
Recordatorios automáticos
Si también tienes activada la habilidad de Recordatorios, el sistema enviará automáticamente un recordatorio por WhatsApp al cliente:
- El recordatorio se envía entre 6 y 48 horas antes de la cita (configurable)
- Solo se envía si la cita tiene más de 3 horas de haber sido agendada (para evitar spam)
- Solo se envía una vez por cita (no repetirá aunque pasen más horas)
Preguntas frecuentes
¿Puede el agente manejar múltiples empleados con horarios diferentes?
Actualmente el sistema de disponibilidad es por negocio/sucursal, no por empleado individual. Si tienes múltiples estilistas, el agente agenda en el horario general del negocio. Para gestión multi-empleado con horarios independientes, usa la función de multi-sucursal.
¿Qué pasa si el cliente da una fecha y hora fuera del horario?
El agente detecta automáticamente que esa hora no está disponible y ofrece el slot más cercano dentro del horario de atención.
¿El cliente puede cancelar desde WhatsApp?
Sí. El cliente puede escribir "quiero cancelar mi cita" y el agente solicitará confirmación antes de cancelar. La cancelación queda registrada en el panel.
¿Puedo ver un calendario visual de las citas?
Actualmente la vista es en tabla. Una vista de calendario está en el roadmap del producto.